ENTREVISTA A MARÍA CRASOVAN

En la actualidad y desde hace varios años, consultora de empresas del sector de la administración de fincas.

Experta en aplicaciones Pragma (Adminis, Adminet y Admiweb)

Foto Lluís Junyent

Licenciada en Física. Especialista en metrología

Calidad Manager - Certificación DGQ (Alemania) y EOQ (Unión Europea).

Auditora de Sistemas de Calidad - Certificación DGQ (Alemania) y EOQ (Unión Europea).

Auditora de Sistemas SCC - Certificación DGQ (Alemania) y EOQ (Unión Europea).

Máster en Implementación de Sistemas Medio Ambiente a CDG Alemania.

Máster en Implementación de Sistemas Integrados (Calidad, Medio Ambiente, Riesgos Laborales) a CDG Alemania.

Máster en Buenas Prácticas de Producción a CDG Alemania.

¿Cuándo es necesaria la figura del consultor externo en una organización?

Generalmente cuando se decide iniciar un proceso de cambio organizacional, funcional, informático o bien con la intención de optimizar procesos o recursos.

En muchas ocasiones se elige acudir a la consultoría ante una situación de crisis interna de la organización, en el sector o incluso a un nivel más general.

A veces los directivos necesitan contrastar las medidas que quieren implementar con un experto para asegurarse que no se están equivocando.

¿Qué aporta el consultor externo que la empresa no tenga internamente?

El consultor aporta un punto de vista neutro sobre la situación de la empresa (carece de intereses internos), también contribuye con conocimientos y experiencia distintos a los internos de la empresa.

El consultor, en muchas ocasiones incentiva a la empresa a la mejora, al avance, a llevar a cabo proyectos para los que es necesario el impulso externo que aporta el consultor.

Ayuda en el ahorro de gastos innecesarios, detectando con su visión externa i experimentada, puntos en los que se pierden recursos.

El consultor externo posee siempre información más actual del sector y una amplia red de colaboradores experimentados.

Otra ventaja de tener un experto externo es que no hace falta contratarlo por un periodo de larga duración.

¿A nivel general, cuál es su método de trabajo?

Depende de la tipología del proyecto, pero normalmente se siguen las siguientes fases:

  • Análisis inicial de la situación
  • Presentar resultados del análisis y propuesta de solución
  • Determinar el plan de implementación de la propuesta (términos y responsables) junto con la empresa
  • Comunicar el plan a los interesados
  • Implementar la propuesta conforme el plan
  • Seguimiento de los resultados, realizando los ajustes necesarios
  • Comprobación de los resultados finales

¿Qué variables ha de tener en cuenta el administrador para conocer la rentabilidad de su negocio?

Básicamente ha de tener en cuenta el coste de la estructura de la empresa y el uso que se da a las herramientas informáticas para evitar duplicidad de tareas, errores de introducción de datos y costes innecesarios.

Evidentemente tiene que estar atento a todas las oportunidades de negocio. Hace poco, el negocio venía solo, hoy en día los tiempos han cambiado y hay cada vez más competencia, lo que requiere salir del despacho para buscar los potenciales clientes.

¿Cuál es el error que se repite con más frecuencia en las administraciones de fincas?

Canalización de la energía para solucionar “el día a día”, menospreciando la visión a largo plazo.

Otro error muy frecuente es la agrupación de tareas incompatibles en el mismo lugar de trabajo (tareas que requieren concentración y tareas de atención al público) y está incompatibilidad es fuente importante de errores.

¿Las herramientas informáticas y la nueva tecnología cómo inciden en la gestión del Administrador?

Administrar bien es administrar el futuro, y administrar el futuro es: administrar, filtrar, guardar y publicar correctamente y en tiempo mínimo la información. La automatización que nos permite la informática se refleja después en la cuenta de resultados, en la calidad y fiabilidad del servicio prestado y en la imagen profesional de la empresa.

A partir del año 2013, la humanidad duplicará la información que posee cada 6 meses. Me gusta mencionar este dato a mis clientes para concienciarlos de la importancia que tiene la utilización de herramientas informáticas. Hasta ahora la duplicación se realizaba entre periodos muy extensos (la primera duplicación: 1100 años; la segunda: 700…;las últimas entre 50 i 20). Por lo tanto, sin herramientas informáticas y nuevas tecnologías es imposible administrar el volumen de información que maneja el administrador hoy en día.

Ofrezca un consejo para los Administradores que empiezan y para aquellos que deseen mantenerse y crecer

A los que empiezan, les recomendaría tomarse el tiempo necesario para pensar en cómo estructurar su negocio antes de empezar. Determinar la estructura organizativa, los lugares de trabajo y las funciones que se desarrollaran en cada uno de estos. Determinar los criterios de registro de la información para evitar pérdidas de tiempo en unificar criterios posteriormente. Pensar bien los procesos de gestión interna apoyándose mucho en la utilización de la herramienta informática.

A los Administradores que desean mantenerse y crecer les recomiendo optimizar los procesos internos de gestión y los recursos dedicados a estos procesos para poder administrar carteras más grandes con la misma estructura. Salir de la zona de confort (experiencia acumulada en los años que llevan en mercado) que normalmente impide el crecimiento personal y profesional y atreverse a aplicar las nuevas tecnologías para estar siempre actualizados.

Tanto para unos como para otros les recomiendo trabajar conforme el ciclo Deming para la mejora continua.

  1. Planificar
  2. Hacer
  3. Verificar
  4. Actuar

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